?

Log in

No account? Create an account

Previous Entry Поделиться Next Entry
Что сразу не разложил нормально - не разложишь уже никогда?
miumau


Яна, здравствуйте! Большой привет котикам :) Спасибо за ваше творчество и блог, читаю вас с 17 лет, уже лет десять кажется) Вы такое вдохновение!
Вы невероятно интересно пишете про организацию жизни, хотела спросить у вас и ваших читателей про упорядочивание виртуальной информации.
У меня большое количество фото, заметок, каких-то «полезных на потом» ссылок и файлов. Для психологического спокойствия я стараюсь не сильно париться насчёт хаотичного количества информации в моей жизни, все не упорядочишь, но пытаюсь заводить полезные ритуалы «виртуальной» чистоты.


Какие у вас есть привычки в организации информации?



Когда вы находите что-то интересное в сети или идёте по улице и фоткаете что-то полезное на потом, куда вы это складываете?

У вас есть какие-то дни «виртуальных уборок», когда вы разбираете заметки, фотографии?

Когда вы получаете рекомендацию книги/фильма/кафе, вы храните это как-то системно?

Что для вас работает в плане хранения профессиональной и личной информации?


Отдельный вопрос про планирование времени, вы часто пишете, что научились довольно точно оценивать что сколько займёт времени, интересно, а как у вас в общем изменился поход к планированию дня/месяца с момента написания книги «Муза и чудовище», что нового вы делаете, а что стали делать иначе?


Спасибо вам ещё раз! Огромного здоровья и любви :)

***

Здравствуйте!
Что касается виртуальной уборки - тут у меня со временем отрос некий фатализм. Я считаю, что если у меня где-то "легли" 15 тысяч неразобранных файлов, то все. Их больше не разберешь. Я несколько раз пыталась навести порядок хотя бы в папке на 5000 файлов. Ну, пороешься 2 часа, распихивая что-то по новым папкам. Увидишь, что за это время удалось разобрать 1/10 всей кучи. И думаешь - да ну его! Ну,потрачу я сейчас на это часов 20, оно мне надо? В результате оставляю такие папки "как есть", и когда что-то вдруг из старого становится нужным, тогда ищу. Пытаюсь проводить тогда расследование, находить по датам или еще по каким-то признакам. Если отдельный файл очень понадобится, тогда вы сядете и за пару часов его в этой куче откопаете. Но это, по крайней мере, конкретная задача - он вам зачем-то нужен.

Ну и на будущее я из этого сделала выводы, что следующее лучше складывать по-людски сразу! У меня есть отдельные папки для проектов, иллюстраций, идей и некоторых других вещей. И там все по названиям проектов и по годам. И я стараюсь все сразу класть куда надо. Часто замечаю, что сунешь что-то, не следуя обычной логике - и уже через два дня вспомнить не можешь, где оно было. И еще я приучаю себя давать файлам понятные названия. Не особо остроумные, а просто понятные. Чтобы потом найти их, даже через несколько лет, следуя собственной же простейшей логике.

А больше мне об этом сказать и нечего. Это как с любям порядком везде - надо просто придумать для всех вещей свое место, и аккуратно всегда класть туда.

Насчет рекомендаций: я некоторое время назад купила себе программу scrivener, которая изначально предназначена для написания и планирования книг. Мне очень понравилось, что там у каждого проекта есть такие красивые "доски", и можно увидеть, что там лежит. Но каждый файл, лежащий на доске - это текстовый файл, в котором хоть целую книгу можно написать. Я завела там миллион папок, в том числе и всякие рекомендации, письма, которые может быть через сто лет пригодятся, запрошенные и присланные предложения от каких-то производителей. Там же кучками - идеи для надписей на футболках, вообще разные другие идеи - для книг, открыток, товаров. Темы, про которые я хотела не забыть написать пост в жж...

***

Про планы: Я все еще обожаю хронометраж. Очень помогает программа РескьюТайм, потому что она сама охватывает время, проведенное за компьютером. Когда я делаю какой-то большой проект вроде книги, я регулярно туда заглядываю, и списываю оттуда, сколько я потратила времени на написание текстов или рисование иллюстраций. Когда я делаю большой проект, у меня всегда есть распечатанный лист с планом этого проекта, например вот карты - есть список из 80 карт, и я там ставлю галочки под пунктами: написать текст от карты, нарисовать ее эскиз, нарисовать иллюстрацию, раскрасить ее, подверстать в книгу, и.т.д. Когда я работаю над таким проектом, этот лист всегда лежит рядом. Я там зачеркиываю все сделанное, чтобы видеть свой прогресс. И я регулярно (иногда несколько раз в день) заглядываю в РескьюТайм, чтобы посмотреть, сколько времени заняла та или иная задача. Полученное время я записываю рядом с пунктами в списке. И на том же листе всегда в конце подвожу итоги. Сколько заняли все эскизы, вся отрисовка, все тексты. Лись, в результате, получается весь такой исчерченный. Но в конце, внизу, написано четко, сколько ушло времени на все. Эти листы храню в отдельной бумажной папке. Это интересно, и всегда можно заглянуть и вспомнить, сколько на что времени ушло. Я туда заглядываю, когда планирую похожий по объему новый текст. Иногда просто перелистываю их и сравниваю: почему я одни карты рисовала в среднем быстрее других. Или иногда одну книгу рисуешь "конвейером" по 5 разворотов, следующую - по одному. Потом сверяешь темпы, как было быстрее и эффективнее.

С тех пор, как впервые вышла моя книга "муза и чудовище", у меня было много разных фаз в жизни. Чем больше напряжение, и чем гуще график работы, тем более четко я придерживаюсь собственной системы. Когда аврал, и надо четко все успеть, я планирую досконально все рабочие часы каждого дня. Между ними четко расставляю танцы, обед, походы на почту. И все мелкие задания распихиваю по дням, чтобы ничего не забыть. Если мелких заданий много, я делаю отдельный список (у меня все еще есть "стратегические планы", но мелочи - это другое, там больше "движухи"). И у меня все время лежит в тетради такой лист со списком, что сейчас "горит". И я там все время что-то вычеркиваю и передвигаю, по мере того, как оно развивается. И иногда весь список переписываю, потому что он слишком весь стал запутанным.

А когда дел поменьше, я иногда вообще планы не пишу. Просто встаю утром и работаю над тем, что на повестке дня. Если это одно основное задание и мало оргзаданий, то я могу держать это в голове. Вернее я просто мелочи делаю по мере поступления, а в остальное время просто двигаю свой большой проект.

Вот что осталось железно, это через 45 минут вставать и как-то двигаться. Хоть руками помахать. Иначе у меня обязательно что-нибудь начинает болеть (начиная от шеи и рисующей руки).

А еще - я вот недавно провисла - как-то очень много болела, настроение совсем скатилось, устала. Лето у меня было такое "маньяеческое", а тут наступил спад. И какое-то время я что-то не могла из-за последней операции, потом меня начало страшно удручать, что у меня болит и не проходит колено. И я так скатилась, что планы писать бросила совсем. Ну... хватило меня на две недели. После этого пришло письмо от хозяйки Белолапика, со списком дел, которые "провисли". Я еще два дня в этом списке покопалась и пообижалась. Потом села и сделала снова план, опять все заполнила, и теперь опять делаю по списку. Те две недели я пробовала стихийно все делать "по мере поступления" и "на сколько хватит сил". Но при таком подходе штук 10 дел сначала пропали из виду, потом стали срочными и превратились в проблему.

Так что - я без списка дел не могу, это плохо кончается.

А еще - я счастливый человек. Я со временем сформировала для себя целый список дел, которые я регулярно и с удовольствием делаю, но если что, могу забросить надолго. И мир не рухнет, и мне по фигу. :-) Многие связывают это с тем, что у меня уже нет в доме маленьких детей и прочих сожителей. Но я думаю, что это не с этим связано. Например, у меня есть кошки, и обслуживание их ведь не попадает в этот список, потому что не может туда попасть. У меня тоже есть свои обязательства, и вещи, которые я бросаю в последнюю очередь. Но, если я вдруг запахалась, очень устала, плохо себя чувствую, болею - я могу забить на уборку, на какие-то задания, которые два раза пропустишь, и ничего не изменится. Ну образуется куча там и куча тут - потом разберу. Я просто перестала об этом переживать. Да, конечно, у меня никто тут по дому не ходит, кто мог бы меня раскритиковать за то, что я решила чашку не мыть 4 дня. Но мне кажется, что это больше какое-то внутреннее душевное решение - просто по поводу ряда планов не убиваться.

Но в целом ничего глобально в моем подходе к планированию и выполнению дел не изменилось. Из чего я делаю вывод, что система таки удобная и рабочая. По крайней мере мне она до сих пор отлично подходит, лучше, чем любые другие стратегии. :-)

Дорогие читатели - а какие у вас есть секреты наведения порядка в файлах? А для продуктивного планирования всех своих дел?

***P.S. Дорогие читатели. Я уже давно копирую свои посты в фейсбук, и в последнее время там тоже появились читатели, которые оставляют под постами очень поезные комментарии и советы. Если вам интересно увидеть ВСЕ, что кто-то посоветовал в связи с данным постом, заглядывайте и сюда: https://www.facebook.com/mammamiu
ПРАВИЛА:

- Если вы хотите, чтобы ваше письмо опубликовали и обсудили здесь в рубрике "Вопрос-ответ", напишите мне на mammamiu@gmail.com письмо с заголовком "Вопрос-ответ".
- Если вы НЕ хотите, чтобы ваше письмо было опубликовано, НЕ пишите в заголовке "Вопрос-ответ"!
- Письма с заголовком "Вопрос-ответ" содержащие в теле письма фразу "это не для публикации" выбрасываются в помойку независимо от содержания!
- Если вы написали письмо в эту рубрику, оно будет опубликовано! Если вы не уверены в ваших намерениях - не пишите мне! Походите, подумайте, прежде чем писать!
- Я очень серьезно отношусь к своим читателям и их письмам. Пожалуйста, относитесь так же уважительно к моему труду и времени!

Каждый час, который я тут сижу и пишу, ходит неглаженной кисонька!



Кстати! По мотивам публикаций в этой рубрике возникли гадальные карты!
Вы уже можете погадать себе на них, и скачать бесплатно всю книжку к ним!
Подробности и все ссылки - тут:

http://miumau.livejournal.com/2438946.html








Смотрите также:

Магазин Белолапик
Все новости в Телеграме
Недетские картинки в Телеграме
Уютный чат в Телеграме
Мой Youtube
Проспонсируйте вкусняшку брошенным кисонькам: http://paypal.me/mammamiu




Подписаться на Telegram канал miumau

Записи из этого журнала по тегу «вопрос-ответ»


promo miumau январь 1, 16:49 28
Buy for 100 tokens
Если вы роетесь, роетесь, и несмотря на наличие дневников, логов и планов никак разобрать не можете, что вы сделали за год - значит наверное год был продуктивным. Я все последние дни думала, что надо бы подвести итоги года. Но в мыслях постоянно путалась - то одно забыла, то другое вспомнила.…

  • 1

Обычные файлы валяются по большим папкам типа "видео" и т.п. Я их чаще удаляю, чем сортирую. Рабочие складываю по годам. Все что пишу и рисую относится к рабочему. В папке "2018" заводиться папка под каждый отдельный проект, в этой папке идут отдельно рефы, списки, ссылки, собственно проект. Есть глобальные папки, в которых создаются отдельные проекты, типа "комикс" или "психотерапевтическое".


"что сразу не разложил нормально - не разложишь уже никогда?"

да, да!... я тут в процессе переезда запихала все в шкафы кое-как, чтобы ПОТОМ разложить нормально... в общем, спустя два месяц поняла, что мне теперь с этим и жить.

про 15 тысяч файлов я вообще молчу.

> Когда вы находите что-то интересное в сети или идёте по улице и фоткаете что-то полезное на потом, куда вы это складываете?

Для фоток таких отдельная папка, для найденного интересного в браузере есть кнопка "список для чтения", я туда все отправляю, а в свободное время читаю.

> У вас есть какие-то дни «виртуальных уборок», когда вы разбираете заметки, фотографии?

Да. Фотки два раза в месяц, заметки раз в пару месяцев.

> Когда вы получаете рекомендацию книги/фильма/кафе, вы храните это как-то системно?

Для книг есть отдельная заметка (точнее, несколько - по типам), фильмы на Кинопоиске помечаю, кафе не записываю никак, мы с друзьями обычно помним, куда сходить хотели.

> Что для вас работает в плане хранения профессиональной и личной информации?

Я в основном все храню стандартными средствами системы (и на телефоне, и на компе), ну и понятно, что важное у меня еще в двух облаках на всякий случай. Для напоминалок у меня отдельное приложение Due, для долгосрочных планов и проектов - экселевские файлики. Я себе давно организовала удобную систему папок, и либо сразу все кладу на место, либо оставляю в папке "Загрузки", а ее разбираю раз в две недели, вмеcте с фотками.

Для рекомендаций отдельные сайты и приложения юзаю.
Книги - лайвлиб
Сериалы - майшоуз
Фильмы - кинопоиск
Музыка - ластфм
Картинки - по максимуму в пинтерест
Интересные места в городе в 2гис отмечаю

Всю мелочёвку, которая не привязана к конкретной задаче, пихаю в облака, чтобы с любого девайса поковырять, когда будет время / надобность.

я вот с бумажными носителями

не могу расстаться. С письмами фотками. Но набираюсь железной решимости и одним махом.

Когда я внедряла СМК по ISO 9001 мне пришлось в т.ч. заниматься вопросами документоооброта, которые потянули за собой вопросы хранения и обновления информации на общем сервере. Вот тогда я приучилась:

1. файлы с формами/ бланками документов, которые надо открыть, сохранить как и пользоваться, сразу называть БЛАНК .... Даже если не помнишь название, таких бланков ну 50-100 на всю компанию, легко найти и пробежать глазами.

2. сразу складывать файлы в нужную папку - потом не придётся перебирать. Например, фоточки я складываю в соответствующую папку и очередную порцию фоточек, переносимых с телефона, тут же называю "гггг.мм.дд. Название", потом это называние копирую, захожу в эту папку, выделяю все файлы и на самом первом жму кнопку "Переименовать", вставляю скопированное название папки и все файлы именуются этим называнием + порядковый номер.

3. сразу продумываю как наиболее просто и логично называть файл, чтобы понимать что внутри. Это и помогает понять что внутри, и в будущем, если я даже забываю называние, то я могу с большой вероятностью предположить как бы я его называть и практически в 100% угадываю часть слова и по нему нужный файл находится.

4. файлы, в которых содержится информация на двух языках, сразу называю и английским/ испанским словом и русским.

5. файлы личных документов обязательно называю фамилией того, кому они принадлежат (у нас с мужем разные фамилии).

6. если это файл, с которым работаю не только я и в нём много исправлений, то в конце названия файла я пишу дату редактирования в обратном порядке гг.мм.дд. Так всегда можно понять какой файл содержит самые последние правки.

И да, пусть это займёт лишние 10-30 секунд, чтобы подумать как назвать и куда сложить, зато потом экономится куча времени на поиски и очень просто объяснить тому же мужу в какую папку лезть и что искать. Это дело привычки, ровно то же самое с вещами - если сразу продумать куда что положить, чтобы было удобно доставать и убирать, то вещи будут раскладываться почти сами и "заодно", что не будет отвлекать мозги от чего-то важного :)

5. А сделать 2 папки, для себя и мужа, чем не вариант? 

Тут сразу вступает п. 3 и 2, т.е. меня интересует найти не только папку, но и файл именно для меня, например :)

Я просто в очередной раз скажу спасибо за интересные комментарии:))))

Яна, подскажите пожалуйста, а в scrivener есть возможность сделать бэкап данных?
Как я поняла из описания, это коробочная версия. А если например виндоус переустановить, то все пропадет?

Не изобретайте паровоз. Для хранения мыслей, заметок, вырезок из инета, картинок, статей и тд. есть OneNote и Evernote.

Первый бесплатный полностью, второй за деньги (или существенные ограничения). 

Я и мои разные команды на Onenote 15 лет, 10 записных книжек (личка, работа, семья, крупные проекты, расшаренные с разными командами и тд), более 5000 записей и заметок. 

Чёткая структура и неограниченная вложенность, МГНОВЕННЫЙ поиск (даже текст на картинках находит!), совместная работа командой, возможность писать /рисовать в любом месте страницы (этого как раз не даёт Evernote, второй недостаток, кроме платной подписки), возможность делать пометки прямо на сохранённых статьях из инета помогают хорошо организовать хранение ЛЮБОЙ информации.



Дополнительно я нумерую все записи из рабочей wiki, проекты, папки и заметки по особой схеме со сквозной нумераций. Вот наша философия:

Пример, 021.имяпроекта/1410. Дизайн/08.03 

Первые 3 цифры - номер проекта (021).

Вторые 3 цифры - номер раздела (141).

0-для того, чтобы иметь возможность добавить раздел между 141 и 142, те между 1410 и 1420, можно добавить 1415.
При этом это не значит, что у меня 141 папка по проекту, просто,для примера, 100 - "исходные данные" , 200 - "анализ конкурентов" , 1410 - "дизайн" и тд. Те я большой тематической группе сразу отдаю пул на 100 номеров, чтобы при необходимости проще было бы добавлять папки "внутрь" текущей сортировки, чтобы порядок при сортировке был тот, который нужен мне.

-08 из моего примера - номер итерации (например, восьмая редакция дизайна).

03 - при необходимости, если дизайнер присылает несколько разных макетов на проверку, то в конце точка и номер файла.


На компе тоже есть папка (синхронизируется с облаком), в которой такая же нумерация и структура всех вложенных папок (021.ПроектИмя, внутри 100.ИД, 200.Анализ конкурентов и тд), в которой хранятся тяжёлые файлы PSD, музыка, видео, договора, всякие таблицы Excel, и тд. Т.е. всё то, что должно быть в отдельном файле. 

Благодаря такой структуре, очень легко ответить коллеге на вопрос, например, "где последние фотки интерьера от заказчика для добавления на макет сайта?" 
Достаточно просто написать 021.1410-08/от заказчика; и твой коллега тут же их найдёт (на самом деле такой вопрос у нас вряд ли даже возможен, тк есть чёткая схема обращения с ИД от заказчика. Я просто привёл его для понимания сути, зачем мы так заморочились с нумерацией). 



Итого, в OneNote храним ключевые записи по проектам: заметки, картинки, идеи, эскизы и тд, в разделах верхнего уровня с проектами (с номером 021 "имя проета" ) и подразделах с номерамим 100, 200... 1410, и так далее.

там же, в OneNote отдельно хранится колоссальная рабочая база знаний, где описаны все наши шаблоны, скрипты, доступы к разным сайтам и сервиса (раздел запоролен), воркфлоу (сайт, реклама, продажи и тд), идеи на будущее, развитие, стартапы и тд. 

И все это - бесплатно. Прям сплошной кайф. Горячо рекомендую OneNote, в общем. 
Будут вопросы - велкам=) 


Да, единственное, что спасает — это своевременная сортировка файлов по проектам и продуманные имена. А также недопущение папок "Неразобранное" размером в несколько терабайт. :)

У меня очень много фотографий делается ежедневно, они все автоматически сохраняются в google photo облако.
Там есть поиск по тегам, то есть, мне нужно найти что-то снятое в ноябре 2 года назад - вбиваю november 2016 - выдает все фото. Так же там автоматически "прошиваются" теги того, что есть на фото, и места, где это снято. Да, так как это автоматические теги, не всегда они точны.
Но все же, к примеру, у меня паранойя по поводу включенных в сеть и оставленных дома электроприборов, не выключенного крана, и я их фотографирую перед выходом из квартиры, чтоы потом не думать об этом. Почти каждый день.
У меня были гигабайты таких фото залиты в облако, в один день я решила их все удалить. Вручную было сложно, фото шли вперемешку с природой, котами и всем остальным ))
Повводила теги faucet и wires - стерла тысячи этих фото и довольна.
Думаю, через пару лет эти теги станут намного точнее и можно будет спокойно все по ним найти

Edited at 2018-12-01 17:29 (UTC)

Я однажды так гигов 120 удалила с компа :) по юности все сохраняла и фотки ещё там и музыка. А тут недавно залезла и как начала шашкой над головой махать. Даже вот фоточки казалось бы.... Да те которые нужны давно уже выковырял а и в социальных сетях запихал и в отдельные папочки ))))

  • 1