?

Log in

No account? Create an account

Previous Entry Поделиться Next Entry
Как разобраться в мириадах файлов
miumau



Яна, здравствуйте!!

спасибо огромное за ваш блог. Я больше всего слежу за вашими рекомендациями по всяким программам и способам организации простанства и времени. Мне очень понравился софт который вы не так давно рекомендовали, Scrivener. Я использую его для сброса и сортировки идей по всем своим проектам. спасибо большое за наводку!

Сейчас я столкнулась с одной технологически-сортировочной проблемой, точнее, с двумя. Очень хотелось бы узнать, как вы решаете эти вопросы, и как решают ваши читатели. Хотелось бы верить, что есть какие-то эффективные методы.

Проблема 1. Старые рабочие файлы




Я работаю в дизайне с 2010 года по удаленке и с тех пор храню все-все свои рабочие файлы. Каждую psdшку и aiшку и pdfку и jpeg. Это нереально много гигабайт (особенно много занимают всякие файлы под печать и проч), и мой 1тб план на облаке потихоньку кончается, не говоря уж про всякие внешние харды и другие носители. Но у меня сто раз были случаи, что понадобился какой-то файл 5 летней давности, и вот он у меня был, и все были счастливы. Но это 1 файл из 1000 раз в год. Я не понимаю, как дальше справляться с этим объемом старья и где его хранить. Проблема дошла до таких объемов, что пройтись по рабочим папкам и выборочно удалить что-то, а что-то оставить, тоже не вариант, потому что мне кажется это занятие на годы, сидеть и перебирать все эти гигабайты. Эти годы мне никто не оплатит. Видимо, придется удалять все скопом? Но я не могу прикинуть, какой период удалить уже точно «безопасно». Подскажите, пожалуйста, как вы с этим разбираетесь?

Проблема 2. Фотки с телефонов и планшетов
Проблема схожая: за последние лет 9-10 сменилась куча телефонов и планшетов, и каждый раз при замене устройства я просто копировала все фотки с него в одну папку с названием «телефон такой-то, период такой-то» с мыслью «потом разберу». Но проблема тоже дошла до таких масштабов, где мне понадобятся месяца, чтобы сидеть и разбирать все эти фотки по тематическим категориям (локациям там или годам). Хранить их скопом более неудобно (найти какую-то одну фотку в этом море нереально), а удалять жалко. Яна, вы сталкивались с такой проблемой? Или, может, кто-то из читателей сталкивался? Очень прошу вас и комментаторов поделиться технологиями и решениями, к которым можно прибегнуть.

Заранее большое спасибо вам, и всем кто поделится решениями тоже!

***

Здравствуйте!
У меня уже случился момент прозрения, когда я поняла, что я все вот это больше никогда не разберу.
Потому что, как вы верно заметили, на это нужно миллион часов, и ни у кого их нет.

Мои запасы сейчас занимают около 2.5 ТБ, и я поселила их на одном диске размером в 4 ТБ, и сделала два юэкапа такого же размера, так и живем. Ничего не выбрасываю, т.к. несколько раз уже такое случалось, что выбросишь и пожалеешь.

Так же случалось - за всю жизнь раз пять, но все же - что оооооочень приспичило что-то найти, я садилась, перекапывала свои терабайты, и по каким-то признакам таки находила. И тогда была рада, что ничего не выбросила.

Что еще сказать: если у вас миллион чего-то, что лежит в куче, это уже невозможно как-то серьезно разобрать. Но кажэдый раз, когда я с самого начала (ну или в какой-то момент) решала что-то складывать по определенной системе, я потом сказала себе за это спасибо. И если у вас что-то нормально разложено, это потом можно переделать (это тоже труд, но посильный). Но если совсем все в куче - искать потом трудно.

Например, у меня раньше было на работе так, что у нас заводили папку с годом, и там все проекты года. Т.е. проекты - там папки с годами, там дальше все остальное по проектам. Я это там подсмотрела, и лет 5 пользовалась. Потом заметила, что проекты у меня пошли повторяющиеся. Например, есть футболки в 2015, 16, 17 году, и путь к ним длинный, когда хочешь прошлогоднюю выкройку использовать для картинки в этом году.

Обнаружила, что у подруги наоборот: проекты лежат отдельными папками, и дальше там по годам. Т.е. футболки - и в них разные годы.

Так вот - из своей системы в подругину я переехала за 2 часа. Потому что по сути все было неплохо разобрано. Надо было только сосредоточиться, иначе папки завести, и по новому их туда сложить. А вот если бы у меня все было в куче, а я попыталась бы разложить на любую из этих систем - это уже повеситься можно.

Так же я долго по той же системе складывала фото: у меня была папка фото, и там по годам. Потом, когда я что-то искала, мне это очень помогло. Т.к. можно вспомнить, что когда было, и потом только один год перекапывать. Но это, как выяснилось, можно наверстать. Фотографии из планшета и телефона я свалила в комп в одну кучу. Но потом села, отыскала все файлы по дате, и распихала по папкам для каждого года. Тоже немного времени заняло, и сильно помогает.

В остальном - что уже собралось, сложите и оставьте. Когда очень надо будет, вы там все найдете.
А все новое старайтесь подписывать и складывать как можно аккуратнее, потом больше спасибо себе скажете. Т.е. теперь-то мы знаем, как быстро проходят 5 и 10 лет. Как трудно потом вспомнить, что там где было. Поэтому я на всех папках стараюсь не лениться - писать год, название того, что там есть. Если фотки кучей, то сразу откладываю кучкой фотографии с какого-то мероприятия или из путешествия. Когда это только сейчас складываешь, пусть даже 200 штук, это еще можно нормально подписать. А потом, когда это сольется с морем неразобранных 15 тысяч, уже все потеряет всякий смысл.

Ну и еще привычка хорошая - если что не надо, выбрасывайте сразу. А то потом оно туда ляжет, и не будет никакого времени, чтобы это там нарыть и повыбрасывать! :-)

И еще - если уж вы во всем неразобранном бросились что-то искать, и нашли - так в этот момент уже отложите в хорошо подписанную новую папочку. Не бросайте там, где нашли. А то через да дня оно опять понадобится, и опять придется искать те же три часа (это мы тоже уже проходили)

Удачи вам в этом непростом деле.

Дорогие читатели - может у кого есть еще дельные советы по этому поводу? Если кто знает какие-то новые крутые сортировальные и порядконаводительные инструменты для файлов - я с удовольствием тут почитаю. Терабайты эти - у нас у всех!

ПРАВИЛА:

- Если вы хотите, чтобы ваше письмо опубликовали и обсудили здесь в рубрике "Вопрос-ответ", напишите мне на mammamiu@gmail.com письмо с заголовком "Вопрос-ответ".
- Если вы НЕ хотите, чтобы ваше письмо было опубликовано, НЕ пишите в заголовке "Вопрос-ответ"!
- Письма с заголовком "Вопрос-ответ" содержащие в теле письма фразу "это не для публикации" выбрасываются в помойку независимо от содержания!
- Если вы написали письмо в эту рубрику, оно будет опубликовано! Если вы не уверены в ваших намерениях - не пишите мне! Походите, подумайте, прежде чем писать!
- Я очень серьезно отношусь к своим читателям и их письмам. Пожалуйста, относитесь так же уважительно к моему труду и времени!

Каждый час, который я тут сижу и пишу, ходит неглаженной кисонька!



Кстати! По мотивам публикаций в этой рубрике возникли гадальные карты!
Вы уже можете погадать себе на них, и скачать бесплатно всю книжку к ним!
Подробности и все ссылки - тут:

http://miumau.livejournal.com/2438946.html








Смотрите также:

Магазин Белолапик
Все новости в Телеграме
Недетские картинки в Телеграме
Уютный чат в Телеграме
Мой Youtube
Проспонсируйте вкусняшку брошенным кисонькам: http://paypal.me/mammamiu




Подписаться на Telegram канал miumau

Записи из этого журнала по тегу «вопрос-ответ»


promo miumau june 27, 13:20 9
Buy for 100 tokens
Для тех, кому не хватило - мамин ежедневник вернулся в магазин! Кстати, в моем магазине с некоторых пор есть возможность писать отзывы, и первые получившие пишут, что им понравилось! :-) https://mammamiu.com/ru/magazin/Beautiful-Time-Planner-by-Svetlana-Frank-p108651301 Про котосумочки даже…

Меня начальник научил называть файл нормально СРАЗУ! И это работает. Переименовывать по пять раз, иметь кучу копий - сразу правильно длинно и красиво наименовать файл.

А нормально - это как, как-нибудь с указанием даты или к чему он относится, или как вообще?

Сразу разбирать, сразу думать, куда класть. Иначе - весь этот хаос нарастающий


Рабочие файлы я храню все за все года на съемном диске. Т.к. когда настает этот один раз из тысячи, то сразу окупается.
Файлы рассортированы по заказчикам (если заказчик крупный и постоянный, если нет, то год идет первым), внутри по годам и внутри папки по проектам.
Фотографии тоже на съемном диске в папках по годам, внутри папки по событиям. С фотографиями у меня правило- оставлять самые лучшие, их будут смотреть, а 500 "я тут не знала какой кадр выбрать" никогда не откроются. Я сразу в поездках стараюсь прорежать, удобно в транспорте это делать, все равно время идет. Или сразу после поездки. Сначала отобрать, только потом папку на съемный диск засунуть.

1. Подключить все гаджеты к облаку гуглфото и сливать туда все автоматом. Он сам разбивает по годам. Проблемы могут возникнуть со старыми фотками у которых при копированиии туда-сюда сбилась реальная дата.
2. В старых фотках пройтись утилиткой которая выискивает дубликаты фото. Мы так делали года четыре назад, уменьшилось кол-во фоток примерно на треть. Название утилиты не помню, но можно погуглить, таких наверняка тыщи.
3. Почистить быстро лишнее путем обычного поиска по названию или формату. К примеру скриншоты сохраняются обычно с типовым началом типа "Снимок экрана...".
4. На работе очень старые проекты записаны архивом на двд-дисках и больше для самоуспокоения. Проблема - в новых маках нет двд привода :)

на гуглофото тоже объем не бесконечный

Тоже храню файлы по годам, в подпапках - названия проектов или событий, к которым относятся фото или документы. Раз или 2 в год просматриваю то, что накопилось нового и решаю, буду ли я это смотреть или держу просто для галочки, что оно было. (Пока фото или проект свежие, отбраковать не получается, хочется оставить всё) Я знаю, что в будущем физически не смогу просмотреть все отснятые фото/сделанные проекты, поэтому оставляю самое-самое приятное/необходимое, остальное в корзину.
Со старыми дисками обнаружились проблемы: я хранила файлы в основном на сд-рв, чтобы можно было добавлять инфу, не так давно хотела перелопатить их и переписать на съемные диски, пока дисководы еще живы, а оказалось, что данные с сидюков пропали. С сд-р проблем таких не было.

Вообще-то есть специальное программное обеспечение - локальные поисковики.

а вот когда пригождаются старые файлы - они кому пригождаются, вам или коллегам? потому, что если коллегам, то вы ведь не архивариусом в вашу фирму нанимались.

Предполагаю, что старые файлы пригождаются самому автору письма. Вернее, его заказчикам.
Я тоже работаю в дизайне удаленно, и бывает, что спустя 2-3-4 года заказчики спрашивают: "Вы нам делали, у вас не сохранилось? а то мы тут хотим немножечко обновить и еще тираж напечатать"...

Пожалуй, тут главное -- разделить ответственность, то есть в архиве держать только нужное лично тебе, а не партнерам и заказчикам. Не хранить у себя тонны файлов с прежнего места работы, если лично тебе они не нужны. Не хранить проекты для старых заказчиков, если не собираешься с ними больше работать. Вытащить оттуда горстку файлов, которые действительно могут пригодиться для других проектов, остальное грохнуть. В остальном надо просто регулярно порядок поддерживать, это несложно. Я, например, не позволяю фоткам на мобиле накапливаться, сразу стираю большую часть, нужное -- в дропбокс. И никакого бардака. :)

Edited at 2018-03-20 08:38 (UTC)


1) осмысленные названия

2) метаинформация (EXIF, теги, хэштеги)

3) файловый менеджер - total commander под Win
Под Hackintosh - doublecmd-0.8.2-8010.qt.x86_64.dmg

У меня с mp3 такой гемор был. Набрался терпения, потратил много времени, много чего автоматизировал скриптами. Теперь лучше.

Если фотки хранить в облаке гугла или эпла их прекрасно сортирует искусственный интеллект. Я могу в поиске в айфоне ввести Лондон или Портреты или Сефли и мне ИИ найдет. У мужа гугл находит все фотки со мной когда он в поиск по фоткам забивает "жена" :-) Гугл знает как выглядит жена хозяина телефона )))

Когда я работала дизайнером я ввела себе правило не хранить работы старше 5 лет. Перед удалением из архива я посылала ссылку заказчикам типа "сохраните если вам нужно", и если потом вдруг кому-то что-то было нужно, а файл пропал, мне платили за новый дизайн или повторение старого.

Но если работы на продажу для себя, я бы наверное ничего не удаляла. но это и не так жутко много.

Я тоже высылаю заказчику исходник "сохраните если вам нужно". Обычно ему не нужно))
Я храню все файлы и не стесняюсь брать деньги как если бы это было сделано заново. Недовольных нет. Им не надо искать изображения товаров, писать тексты, придумывать структуру. Для компании это хорошая экономия времени и денег.

Помогает, как и выше писали, сразу длинно и информативно называть файлы. Плюс - нумеровать их, если порядок имеет значение. В т.ч. хронологическое.

У меня на всякий случай и тематические папки пронумерованы в порядке значимости. Внутри тоже дерево продумать, как так сложить, чтобы удобно было и раскладывать по ходу дела, и искать потом.

Систематизации ещё могут быть необычными и креативными. Приятель разложил рисунки по разным папкам по принципу "холодные цвета", "теплые цвета", оч доволен. Систематизировать можно по функционалу, размерам и темам. Придумывать это бывает довольно увлекательно)

Написала кучу комментариев в ФБ, скопирую и сюда :)

Если говорить о конкретике, то у меня в книге (которая "Цифровой минимализм") по разбору рабочих файлов есть целая глава, там вот такие методы. (Для понимания - здесь рассказываю на личном примере. Я тоже дизайнер, фрилансер. Если вы работаете на компанию, вам вероятно нужно хранить все-все вообще за всю историю работы - но тогда по идее дисковое пространство предоставляет работодатель.)

Для рабочих файлов - я все, что старше 2-3 лет, слила в архив в огромную кучу. Не разбираясь особо. А то что старше 5-7 лет, удаляется. Потому что ну оно там такое стррррашное было. Мы же постоянно растем, развиваемся. Иногда проще сделать заново и красивее, чем выкапывать преданья древней старины.

По поводу 1 файла на 1000 раз - клиенту всегда сливается копия, я предупреждаю, что вечность у меня ничего не хранится, места нет. Если он пришел ко мне 5 лет спустя и просит тот самый файлик - я все отдавала, у меня уже нет :) Предлагаю нарисовать заново или поискать у себя еще раз. Можно ввести такую привычку, начиная с "прямо сейчас". У вас же не склад, чтобы хранить те файлы, что клиент у вас уже выкупил, и вы не несете за них ответственности после сдачи проекта и передачи клиенту. А если он не может у себя сохранить, значит, ему не очень нужно было. Или был достаточно безответственным, чтобы потерять - значит, заплатит еще раз, ему переделают.

Еще полезный момент - хранить после 2-3 лет только результаты своей работы (печатные файлы, например), но удалять все рабочие исходники, когда проект уже закрыт. Оставлять только печатный исходник и хайрезы растров. Исходники имеет смысл хранить только тогда, когда у вас в них есть какое-нибудь интересное решение, которое, чтобы повторить, нужно залезть в слои или кривые и посмотреть, как оно там сделано, или скопировать классный кусочек. В остальных случаях чаще всего лично для себя - незачем. Для клиента - см. абзац выше.

А для новых проектов - сразу после завершения и сдачи удалять все промежуточные варианты и оставлять только конечную версию. Все эти "последняя версия", "самая последняя версия" и "final_самая последняя версия" - в этом потом невозможно разобраться. Удалять все техзадания, вспомогательные картинки и пр. Все, конечно, по принципу "Как я это использую". ТЗ сохраняются, чаще всего, на почте - если у клиента будут претензии, можно поднять информацию из почтового ящика.

А вот тут я писала длиннющую статью по этому поводу, может быть, тоже будет что-то полезное http://goodbyeoffice.ru/minimalizm/digital-minimalizm.html

создаю папку с именем клиента, в ней папки по проектам этого клиента, называю сразу понятно (точно так же, как в брифе назвал этот проект клиент). по каждому проекту сразу создаю 3 папки: work, tmp и out.
в папке tmp: все референсы, файлы с правками от клиента и прочее текущее рабочее, но после завершения работы совершенно не нужное
в папке work: рабочие файлы (варианты и подварианты)
в папке out: финальный вариант

после проекта сразу удаляю папку tmp, папку out копирую в архив, папку work удаляю года через 3.