miu mau (miumau) wrote,
miu mau
miumau

Categories:

Что делать с морями электронной почты

Давно собиралась сделать пост для всех, кто вопрошает: "Как справиться с потоком в 100+ писем в день (осмысленных и требующих ответов, часто действий). С учетом того, что очеьн многи нельзя ответить телеграммой по разным причинам.

Я тут точно никому ничего нового не расскажу. Просто поделюсь некоторыми правилами, которые выявила для себя:



- Хорошая сортировка - полдела! Как только появляется что-то повторяющееся - немедленно завожу для этого папку и фильтр. Пусть лучше оно потом станет ненужным - удалю. Но почта имеет совсем другой вид, когда сразу разлетается по полочкам! Большие проекты имеют свою папку. Издательства, с которыми я часто сотрудничаю - свою. Важные люди, которые часто пишут - каждый по своей папке. Вопросы-ответы, ссылки, просьбы от незнакомых людей, вопросы про Берлин. Портфолио от иллюстраторов, дизайнеров, рукодельников. Продавцы каких-то товаров, оптовики, мода, чтиво, психология, приглашения, публикации, просьбы об интервью... В некоторые папки нельзя что-то засортировать автоматически. но все равно хорошо. что она есть! Пришло письмо, которое в эту папку подходит - вручную сунула его туда. Все равно оно уже упало в нужное место, а в общем ящике стало на одно меньше (бардака и неразобранного убавилось)

- Всем, кому можно, отвечаю немедленно и покороче. Мои друзья и родные уже знают, что я отвечаю телеграммами. Можно не расписываться, они получают ответы: "Да, получила" или "Ок, сделаю" или "Да, пришло". Все!

- Положить бумажку или тетрадку рядом, и писать список "кому позвонить". Как только подворачивается письмо, на которое надо отвечать большим количеством текста (если это не укладывается в пару строчек) отвечать "я тебе позвоню между 16.00 и 17.00 и заносить в список звонков. С 16 до 17 сесть и обзвонить, пытаясь тоже разбираться как можно короче. Я прямо с налету говорю: "У меня час, чтобы позвонить троим, так что давай не тянуть, и бери бумажку - записывай сразу!"

Так же, если я кому-то обещаю позвонить, неопытным сразу пишу что "сможешь к этому моменту подумать и подготовить, какие у тебя вопросы?" и даже напрямую советую "Напиши их на бумажку, потом не вспомнишь!"

- Вообще смотрю почту раз в пару часов (или в тяжелые дни раз в час) и между этим совсем не заглядываю. ВСЕ без проблем могут подождать ответа час или два. Небо на землю не упадет. Если где-то что-то реально горит - что бывает обычно только с теми 2-3 корреспондентами, которые так и так близкие люди - так они найдут способ меня дернуть - напишут СМС, позвонят, напишут письмо с заголовком "СРОЧНО! У тебя там сломалось!!!" так чтобы уже в уведомлении было видно, что там что-то срочное мелькает. Все остальное без проблем можно посмотреть попозже. В самый кошмарный день раз в час по 10-15 минут хватает на всю почту.

- Очень много писать заготовок и использовать их. Стандартный ответ - сколько у меня стоит то или это. Хорошо оформленные, готовые к отправлению прайслисты. Когда часто задаваемый вопрос повторяется - пишу про это пост и многим посылаю ссылку на него, со словами "вот тут я развернуто написала все, что про это знаю!"

- Писать хорошие заголовки, и просить остальных тоже это делать. Например, у меня от мамы или от moe_delo - тысяча писем. Как начнешь искать, где она мне неделю назад послала файл с картинкой для печати - это уже сотни писем воротить надо. Поэтому хорошо, когда у писем название уже говорит о содержании. "Плакат с домиком и деревом, 60х80см в тифе".

- Смириться, что почта занимает много времени, и внести в планы реалистично. У меня давно стоит "rescue time", оно мне посчитало, что в среднем я трачу на почту 26-30% времени. Если этот факт игнорировать, можно вечно жаловаться на почту. Я предпочла просто по-настоящему одну треть рабочего времени отводить почте, тогда регулярно появляется ощущение, что я с почтой справилась по плану. А что делать? Обидно, это очень много - но если она столько жрет, значит надо с этим смириться. :-) От того, что я этот факт буду игнорировать, почты меньше не станет - только обид прибавится. :-)

- Честно выбрасывать! Иногда мне приходят письма, на которые я отвечать не хочу. По разным причинам. Но мне как-то стыдно - мне тут написали, а я... Откладываю и думаю: "Ну, может потом, когда время будет, отвечу таки..." Потом таких писем лежит в ящике 300 штук, половина там лежит восьмой месяц! А я все не выбрасываю, хотя после такого срока можно уже и не отвечать. Так вот - иногда бывает очень полезно просто честно сказать себе: "Я на это отвечать не буду!" и выбросить!

А какие у вас рецепты по борьбе с потоками почты?
Tags: размышления
Subscribe
promo miumau january 28, 15:00 8
Buy for 100 tokens
Я тут в конце года обиженно отказалась подводить какие-либо итога года, потому что ощущение от года было какое-то тоскливое и тяжелое. И меня всю дорогу преследовало ощущение, что я не сделала ничего. Нет, я все время что-то делала. Местами даже умудрилась ощутить выгорание, и иногда было ощущение,…
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 24 comments
Previous
← Ctrl ← Alt
Next
Ctrl → Alt →
Previous
← Ctrl ← Alt
Next
Ctrl → Alt →